Steve Jobs investia muitas horas na preparação e simulação de suas apresentações – que viriam a ser memoráveis – para lançar os produtos da Apple. É uma pista de que o planejamento e o treino podem ajudá-lo muito também nas suas próximas apresentações.

Defina claramente quais são os seus objetivos com a apresentação, qual tipo de resultado você quer alcançar. Este é o foco que deverá nortear todo o seu trabalho de preparação e condução da apresentação. Estabeleça quais são os seus limites, o que pode e o que não pode ser dito.

Conheça o seu público. Quem serão as pessoas presentes? Quais são os interesses destas pessoas? Qual o perfil de comportamento deste grupo? Qual o conhecimento prévio que eles têm do assunto? Como foram as experiências anteriores com este grupo? Quem serão seus prováveis facilitadores? Quem pode ser resistente ou ter um comportamento difícil? Mesmo que estas resposta venham da sua perspectiva sobre o grupo, elas serão muito úteis na elaboração da sua estratégia de apresentação.

O mesmo tema deve ser trabalhado de forma distinta de acordo com a plateia. Por exemplo, no lançamento de um novo produto, a reunião para equipe de vendas tem que ser dinâmica e motivacional, enquanto para um grupo de investidores ou responsáveis por liberação de verbas para o projeto deveria ser estruturada com riqueza de dados e informações relevantes para a tomada de decisão.

Antecipe as objeções. Coloque-se no lugar da sua plateia e pergunte-se o que o motivaria a aceitar esta proposta e quais são os pontos de desconforto. Procure entender as consequências de sua proposta para os demais e o quanto eles estariam dispostos a sair de suas zonas de conforto. Analise as outras possibilidades que eles terão se não aceitarem sua proposta. Pense sobre as informações que eles não têm e como elas impactam na tomada de decisão. Entenda quais são as possíveis objeções, considere-as e estruture sua apresentação de forma a facilitar sua aceitação. Deixe alguns argumentos na reserva para serem usados no momento mais oportuno.

Conheça o local da apresentação, procure saber detalhes sobre a sala, equipamentos disponíveis, espaço disponível, formato de distribuição de mesas e cadeiras. Adeque sua apresentação ao local, por exemplo para salas amplas e reuniões com muitas pessoas, utilize fontes maiores no seu PowerPoint.

Estruture um roteiro com a sequência dos temas a serem abordados. Crie uma lógica de apresentação que esteja em sintonia com o processo de decisão dos participantes. Pense na apresentação como um meio de facilitar o entendimento e influenciar positivamente  a decisão. Neste momento, você é o roteirista de um filme: pense nos aspectos iniciais que chamarão a atenção e despertarão o interesse da plateia para ouvir sua apresentação, desenvolva os temas que aprofundarão a discussão e reflexão sobre a proposta apresentada e, para o gran finale, reforce os benefícios que serão usufruídos por todos.

Ensaie sua apresentação. Reúna seus colegas e simule sua apresentação. Na primeira vez, peça que simplesmente assistam e deixem os comentários para o final. Na segunda, peça que interajam de forma sutil. Depois, peça que façam o papel de advogado do diabo, sejam muito ativos e exponham suas dúvidas e objeções.

Se não for possível contar com a ajuda de outras pessoas, utilize uma câmera para filmar suas apresentações e depois analisá-las para identificar os pontos de melhorias no seu discurso, nas expressões corporais, na utilização dos recursos audiovisuais e na movimentação pela sala. Apesar da maioria das pessoas não gostar de se ver nestas situações, este é um exercício muito enriquecedor.

Um erro comum ao treinar é procurar decorar o que deve ser feito e falado a cada momento da apresentação. Isso acaba sendo uma limitação para o apresentador e uma tensão a mais durante a apresentação. O mais recomendado é procurar manter o foco no objetivo da apresentação e deixar que cada simulação flua livremente. Isto dará repertório para o apresentador e contribuirá para que seja mais flexível diante das demandas do público.

Transforme o planejamento e o treinamento em atividades prazerosas. Tudo que é construído com o bom humor e o otimismo fica melhor.

Divirta-se!